PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE MEDICINAS POR DELIVERY

Objetivo: Establecer los lineamientos para la correcta toma de pedidos, preparación, y entrega de productos farmacéuticos a través del servicio de delivery, asegurando el cumplimiento de las normativas vigentes y la satisfacción del cliente.

  1. PRE-REQUISITOS
  1. Responsable de Turno: Asignar un responsable diario o semanal para la atención de pedidos por delivery.
  2. Dispositivos Conectados: Todas las computadoras de punto de venta deben tener activo el WhatsApp Business o Telegram, para atender las solicitudes de delivery.
  3. Celular de Atención: El número del local (+51 905 468 842) debe estar operativo para recibir llamadas y pedidos.
  4. Acceso a Redes Sociales: El personal debe estar capacitado para atender pedidos a través de chats de redes sociales.
  5. Conocimiento de Herramientas: El equipo debe estar familiarizado con las herramientas de negocio de WhatsApp Business y Telegram para ofrecer un servicio eficiente.
  1. TOMA DE PEDIDOS

Medios de Pedido:

  1. Llamada telefónica al número de la farmacia.
  2. Mensajes vía WhatsApp o Telegram.
  3. Mensajes a través de redes sociales.
  4.  

Procedimiento de Toma de Pedidos:

  1. Solicitar el número de DNI del cliente para verificar si está registrado en el sistema. Si no lo está, proceder a registrar sus datos (nombre, dirección, teléfono, etc.).
  2. Confirmar con el cliente los productos solicitados, cantidades y tipo de pago (efectivo, tarjeta, billeteras electrónicas).
  3. Indicar los costos de envío según la distancia (basado en la tabla de cálculo de kilómetros) y confirmar el monto total de la compra.
  4. Generar el comprobante de venta (boleta o factura) y revisar que todos los datos estén correctos.
  1. PREPARACIÓN DEL PEDIDO
  1. Verificación: Revisar cantidades, concentraciones, y presentación de los productos solicitados.
  2. Empaque:
    • Pastillas sueltas deben colocarse en bolsitas pastilleras etiquetadas con el medicamento, lote y fecha de vencimiento.
    • Frascos deben colocarse de pie y en una bolsa plástica para evitar derrames.
    • Adjuntar la boleta o factura en la parte externa de la bolsa.
    • Engrapar una tarjeta de agradecimiento al paquete.
  3. Cadena de Frío: Para productos que requieren conservación en frío, garantizar su transporte en condiciones adecuadas.
  4. Obsequio: Incluir un obsequio en el pedido como parte del servicio, coordinado previamente según la política mensual.
  1. ENTREGA Y VALIDACIÓN
  1. Asignación de Delivery: Coordinar con el motorizado la entrega, detallando el monto total a cobrar, incluyendo el costo de envío.
  2. Confirmación de Entrega:
    • El delivery debe tomar una foto del cliente con su pedido y obsequio, como prueba de entrega.
    • Enviar la encuesta de satisfacción al cliente vía WhatsApp, Telegram o Facebook.
  3. Recepción del Pago:
    • Si el pago es en efectivo, asegurarse de que el delivery lleve el vuelto correspondiente en un sobre o bolsita.
    • Si el pago es virtual, validar la transacción antes de despachar el pedido.
  1. CÁLCULO DEL COSTO DE ENVÍO
  1. Para clientes dentro de un radio de 1 km de la farmacia, el envío será gratuito.
  2. Para distancias superiores, calcular el costo del envío basado en el kilometraje utilizando Google Maps.
    • El costo se redondeará al número entero más cercano (ej. 8.4 km se redondea a 8 km).
    • El costo debe cubrir tanto el trayecto de ida como el de vuelta.
    • Registrar el costo del delivery en el sistema y reflejarlo en el comprobante.
  1. REGISTRO Y GESTIÓN DE CLIENTES
  1. Si el cliente no está registrado, completar su información en el sistema (DNI, nombres, dirección, etc.).
  2. Verificar que todos los datos estén correctos antes de proceder con la venta.
  3. Confirmar el pedido y el tipo de pago.
  1. RESPONSABILIDADES
  1. Del Responsable de Pedido: Atender y procesar correctamente los pedidos de delivery, verificando la exactitud de la información del cliente y el producto.
  2. Del Equipo de Farmacia:
    • Mantener activo el WhatsApp Web o Telegram en las estaciones de trabajo.
    • Comunicar con claridad al responsable de delivery las indicaciones sobre el pedido.
    • Garantizar la calidad en la preparación y empaquetado de los productos.
  3. Del Delivery: Realizar la entrega bajo las condiciones de seguridad y con la documentación adecuada (boleta, vuelto, obsequio).

Nota: Todos los pedidos deben ser procesados conforme al sistema Adesy, y se debe llevar un control exhaustivo de los costos de envío y detalles de productos entregados.